報告はコミュニケーション

報告はコミュニケーション手段の一つです。

うまく活用することで組織内のコミュニケーションが保てます。特にミスやトラブルが発生した場合、なかなか報告できない人がいるようですが、問題をそれ以上大きくしないためにも、タイミングよい報告が大切です。

その上で、対処方法については独断にならないよう、先輩や上司の指示を仰ぐことです。

所定の報告ルールがある場合には基準に従うこと(急ぎの場合は、まず口頭報告でも可、文書化はその後でもかまいません)です。

後になってからの報告では、なぜそのときに報告しなかったのかなどという事態にもなりかねないのでタイミングには注意が必要です。

報告をするときは、相手の都合を考えて、仕事が立てこんでいないときに行なうべきです。緊急の場合は、要旨のみでも伝えます。まず結論の要約から行なうこと。だらだら報告は禁止です。

また、報告は、事実を伝えるのが基本です。

いつも、“ご指示を、ご指示を”ではなく、状況に応じて自分なりの意見を盛り込むことも必要です。(ただし、独断、暴走には気をつけましょう)。

トラブルが発生した時は当然ですが、普段からの中間報告は重要です。

「○○の件どうなった」と聞かれる前に自分から報告したほうが、割り込みが無くて効率がいいと思いませんか。それと、断然印象が違います。

著書:「プロジェクト運営のための知識の部品箱」より

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