業務改善(「工夫・改善の着眼点」)

「見直し、改善」は非常に重要なアクションです。例えば次のような「工夫・改善の着眼点」があります。

①業務の有効性について(・目的不明・部門分掌と不整合・結果の利用部門不明)→廃止

②過剰業務でないか(・万が一のときの予防業務)→削減

③自部門分掌業務が適切か(・他部門のほうが業務に熟知している・業務工数がかかりすぎている)→移管

④業務工数(対応人数)は妥当か(・ルール・基準が難しい・業務の仕組みが煩雑である→簡素化

⑤計画的業務が可能か(・思いつき、突発的が多い・時間に追われる)→計画化

⑥ルール、基準はあるか(・マニュアル、文書がない・慣例、口頭指示である・書式がそのつどバラバラである・特定者しかできない内容である→標準化、文書化

⑦」仕事に山、谷はないか(・特定日にピークがある・月末、月初に集中する・手待ち時間が多い)→平準化、計画化

⑧システム化度合いは(・単純、繰り返しの手作業・データ(事務)量が多い・仕損じ(計算ミスなど)が多い)→システム化

⑨分担は妥当か(・他部門や他の人との重複が多い・単純業務のみである)→集中化、分散化

⑩お客様の声を改善に反映させる仕組みはあるかいずれも各企業(組織)の体力に合わせた見直し(テラーリング)が必要です。合理的な判断が重要になります。

著書:「プロジェクト運営のための知識の部品箱」より

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