ITノーティス:不備が多い「仕事の記録」

仕事の生産物の一環であるはずの議事録、打ち合わせ記録などに不備が多いことはありませんか。

記録には、発言者、対応者、対応期限、責任者などを明記すべきです。

発言者、対応者などに会社名(組織名)のみが記述してある記録は失格です。

発言者責任、対応者責任を明確にします。その場で対応責任者や担当者名が確定できない場合には、組織の責任者を明確にしておく必要があります。

又、議事録等書類などにコメントした人のサイン(印)が無いケースが多いことに注意すべきです。これは、議事録などの回覧確認や設計書等の間接レビュー(回覧レビュー)を行なうことがありますが、コメントを記述した人は必ずサインや押印しましょう。コメントをして筆責を明示しない人がいます。これは管理サイドの人に多く見かけられます。記述責任者の明示は必須です。コメントの内容について確認したいときなど、相手が不明では指摘(指示)を受けた人が困ります。

折角作成した記録を役に立つ状態にしましょう。

著書「プロジェクト運営のための知識の部品箱」(文芸社)より

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